Ondernemers zijn wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren. Dan gaat het om de basisgegevens, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Een uitzondering geldt voor gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden. Deze gegevens moeten 10 jaar bewaard worden. De bewaarplicht geldt in principe ook voor computerprogramma’s en bestanden. Wel mogen bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaard worden (dat wordt conversie genoemd). Daarbij geldt dat alle gegevens juist overgezet moeten zijn en dat ook de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar blijven.
Voor particulieren is er geen wettelijke bewaarplicht. Maar aangezien de Belastingdienst altijd tot 5 jaar terug in de tijd mag met controle en het herzien van aanslagen is het verstandig om de gegevens in ieder geval minstens 5 jaar te bewaren. Omdat bij die termijn van 5 jaar een eventueel verleend uitstel opgeteld mag worden is het aan te bevelen om ook hier van 7 jaar uit te gaan.
(13-07-16)