Privacybeleid
Algemeen
Administratiekantoor De Poolleeuw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Poolleeuw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
In ieder geval geldt dat:
– Wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn hier beschreven;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Er geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Welke gegevens gebruiken wij?
In het algemeen gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
− Voornaam (tussenvoegsel) en achternaam
− Geslacht en geboortedatum
− BSN-nummer;
− Adres en woonplaats
− (Zakelijk) Telefoonnummer
− (Zakelijk) E-mailadres
Naast deze algemene gegevens zijn er specifieke gegevens. Bijvoorbeeld een overzicht van zorgkosten als deze als persoonlijke uitgaven in de belastingaangifte meegenomen worden.
Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van de hierna genoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Daarna zijn wij nog gehouden aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Na deze bewaartermijn vernietigen wij uw persoonsgegevens.
Met welk doel verzamelen wij deze gegevens?
De grondslag voor de verzameling van persoonsgegevens is altijd de met de klant overeengekomen opdracht. Daarbij kan het in grote lijnen gaan om:
− Het voeren van de boekhouding
− Het verzorgen van de aangifte Omzetbelasting
− Het verzorgen van de aangifte Inkomsten- dan wel Vennootschapsbelasting
− Het opstellen van de jaarrekening en het deponeren bij de Kamer van Koophandel
− Het voeren van de salarisadministratie
− Het verzorgen van de aangifte Loonheffingen
− Financiële en fiscale advisering
− Andere specifieke doeleinden
− Communicatie over de opdracht en de uitvoering daarvan.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een concreet voorbeeld hiervan is de verstrekking van de persoonsgegevens aan de Belastingdienst t.b.v. een aangifte Inkomstenbelasting.
Verder geldt:
− Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
− Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens De Poolleeuw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en onderkennen het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!